LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: GESTIÓN DE PERSONAL

Modalidades del tratamiento de la información

1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco: 

a) De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.

b) Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas. 

c) De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos. 

d) De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. 

e) De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante. 

Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de trámite, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento. 

2. Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior. 

3. No será necesaria la información a que se refieren las letras b, c y d del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban». 


En el ámbito de la gestión de personal las organizaciones deben ser particularmente cuidadosas tanto en el procedimiento que se escoja para la información como en el momento en el que se proceda a la captación de datos personales. 


Selección de personal

El primer tratamiento de datos personales puede producirse cuando el futuro trabajador sea un simple candidato a un puesto. Para ello deben tenerse en cuenta algunas cautelas:

- Es conveniente, cuando los recursos lo permitan, disponer de modelos de impresos tipo para la formalización del currículo y de un procedimiento de formalización y entrega de los mismos por los candidatos, ya que permite no sólo informar sino definir con precisión el tipo de datos a tratar, establecer las medidas de seguridad etc. 

- Si para la selección de personal se realiza algún tipo de anuncio o convocatoria pública debería incluirse en ella la información del art. 5 LOPD.

- Si el currículo se presenta directamente por el candidato sin habérsele solicitado deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de conocer las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento. 
No debe olvidarse que el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de protección de datos indica que el deber de información deberá llevarse a cabo a través de un medio que permita acreditar su cumplimiento, debiendo conservarse mientras persista el tratamiento de los datos del afectado. 

- En casos de grupos de empresas o de cualquier otra fórmula de colaboración empresarial debe tenerse en cuenta que la cesión de los datos contenidos en el currículum, o del propio documento debe contar con el consentimiento del candidato

En la contratación

El contrato de trabajo es un medio adecuado para informar al trabajador respecto del tratamiento que se realizará respecto de sus datos. No obstante: 

- No debe confundirse la información con la manifestación del consentimiento. Por ello, el contrato de trabajo constituye un medio adecuado para ofrecer información sobre los tratamientos directamente relacionados con la prestación laboral. No así para otros tratamientos.
Ej. Una empresa formaliza un convenio gracias al cual el trabajador obtiene ventajas para ciertas compras pero requiere que la primera le confirme la identidad del beneficiario. Tratándose de decisiones de consumo ajenas a la relación contractual, el contrato de trabajo resulta un instrumento ineficaz para obtener el consentimiento. 

- No exime del deber información sobre todos aquellos nuevos tratamientos de datos personales que la empresa decida realizar con carácter posterior al nacimiento de la relación laboral.

El desarrollo de sus funciones

Las relaciones laborales son dinámicas y pueden a estar sujetas a cambios sobrevenidos tanto desde el punto de vista del trabajador como desde la perspectiva de la empresa. 
Ej. Un trabajador que inicialmente no se acogió a la posibilidad de descontar de su nómina la cuota sindical se afilia y lo solicita. La empresa instala un nuevo sistema de control de presencia basado en el uso de instalaciones de videovigilancia. 

Por ello será necesario informar al trabajador en todos aquellos casos en los que se produzcan cambios que afecten al tratamiento de los datos personales como la aparición de nuevas finalidades o de nuevos tratamientos. 

Qué es el whistleblowing

Estos sistemas se suelen configurar mediante la creación de buzones internos a través de los cuales los empleados de la compañía, generalmente mediante un procedimiento online, ponen de manifiesto la existencia de conductas contrarias a la Ley o a las normas internas de conducta de la empresa, llevadas a cabo por empleados o auditores de las empresas. Ej.: Los empleados pueden denunciar mediante estos sistemas conductas a través de las cuales se “soborna” a los auditores para que maquillen las cuentas de una empresa o aquellas en que un directivo de la firma facilita información reservada a terceros.